اگر از متخصصان ارتباطات بپرسید که آنها بیشتر به چه چیزی نیاز دارند، از هر 10 نفر 7 نفر خواهند گفت: «نویسندگان کارامد».ولی این‌طور نسیت. در واقع نسبت ۱۰ از ۱۰ درست است.
امروزه کم‌تر ارتباط دهنده‌ای پیدا می‌شود که اهل روزنامه نگاری بوده باشد، به همین دلیل چنین کسی تجربه کار کردن برای یک سردبیر سخت گیر را از دست داده است، کسی‌که نوشته آن ها را تکه تکه کرده و برای گزارش بیشتر و بازنویسی به آن ها برگردانده باشد. به دلیل وجود تمام ابزارها و تکنولوژی های جدید توانایی قرار دادن یک جمله خوب پشت سر هم مهم‌تر از همیشه است. اگر در زمینه ویرایش کارهای دیگران فعالیت می کنید، چک لیست خود را به گونه ای تنظیم کنید که در اتاق خبر شرکت به دردتان بخورد.
- با اخبار طوری رفتار کنید که انگار یک خبر مهم هستند.
همه سازمان‌ها اخبار تولید می‌کنند. اطلاعاتی که می تواند برای مخاطبی خاص حساس و قابل توجه است. خواه ثبت نام آزاد برای چیزی باشد یا کشف درمانی برای سرطان، اخبار باید توجه خوانندگان را جلب کند. در یک تیتر متقاعد کننده و مطلب جذاب، تمام آنچه را که باید بدانیم به ما بگویید. چیزی را حذف نکنید، از نویسندگان خود بپرسید: «اخبار بی اهمیت چیست؟ و از آن ها بخواهید تا آن را برجسته کنند»
- مخاطب اول، سازمان دوم
قانون اصلی در هر شرکتی این است که سازمان را در هر ارتباطی اول قرار دهد. این کاملا اشتباه است. یادتان باشد، همه کسانی که تا انتهای خبر یا پست شما در شبکه های اجتماعی حضور دارند، آن را از چشم شما می بینند. بیایید با گفتن مطالبی با اهمیت، توجه مخاطب را به مطالب خود جلب کنید.
- داستان ها را از اعداد بیرون بکشید.
سازمان ها غرق در داده ها و آمار هستند. اما مردم اعداد را به خاطر نمی آورند، داستان ها را به خاطر می آورند . وظیفه شما کپی کردن اعداد از یک گزارش و وارد کردن در جای دیگر نیست. وظیفه شما این است که آنها را توضیح دهید، تفسیر کنید و داستان هایی را بیابید که به نشان دادن و قابل فهم شدن این اعداد و ارقام کمک می کند.
4. در دام کلیشه‌ها نیفتید
از نقل قول مدیران در مورد اینکه چقدر از نمودار سازمانی جدید هیجان زده هستند صحبت نکنید. به ما نگویید که کارمند ماه همیشه لبخند بر لب دارد. هرگز اجازه ندهید که رئیس بگوید “مردم بزرگترین دارایی ما هستند.” تمام اصطلاحات، صحبت های حاشیه‌ای و اصطلاحات مرسوم را حذف کنید. به طور مثال اگر به مخاطبان خود بگویید که سازمان یا شرکت شما به شایستگی های اصلی خود باز می گردد، کار بیهوده ای انجام داده اید.
- تنها از افرادی نقل قول کنید که حرفی برای گفتن دارند.
من می دانم که اینجا سیاست های زیادی وجود دارد. شما باید از تمام افراد مهم که در داستان شما نقش دارند، نقل قول کنید وگرنه آن ها گلایه خواهند کرد، ولی این افراد ، باید برای حضور در داستان شما برای آن ارزش قائل شوند. آن ها باید بینش خود را به اشتراک بگذارند یا افرادی الهام بخش باشند و باید به گونه ای نگرش خود را بیان کنند که بتوانند با مخاطب ارتباط برقرار کنند؛ البته این مشکل شما است، نه مشکل آن ها. اگر به عنوان مثال یک معاون مهندسی صنعتی نیاز به حضور در داستان دارد، کاملا به شما بستگی دارد که او را وادار کنید تا یک نقل قول خوب را بیان کند.
- به عقب برگردید.
ارتباط دهنده های شرکتی سفارش دهنده یا خبرنگاران دادگاه نیستند. آنچه را که برای گفتن یک داستان خوب نیاز دارید، به دست آورید. اگر در مصاحبه اول آن را دریافت نکردید، به عقب برگردید. اگر موضوع را به صورت تخصصی درک نکردید، دوباره سوال بپرسید. شما می توانید همه این کارها را بدون عجله انجام دهید. این افراد همکاران شما و دیگران در حوزه کاری شما هستند. از آن ها کمک بگیرید.
7.واقعیت‌ها را بررسی کنید.
من می دانم که همه برای ارائه مطلب خود عجله دارند، اما واقعیت و صحت مطالب و نوشته ها مهم هستند. مطلب را از کجا آورده اید؟ آیا اعداد دقیق هستند؟ آیا املای صحیح نام همه را به دست آورده اید؟ قبل از اینکه آن را وارد کنید، آن را بررسی کنید.
- کاری که انجام می دهید، خسته کننده نیست.
برخی موضوعات، هر چقدر هم که مهم و برجسته باشند، ملال آور هستند. چالش شما پیدا کردن چیزی است که بتواند با مخاطبان شما ارتباط برقرار کند. این سخت‌ترین بخش کار است. به دنبال راهی دیگر یا زاویه ای متفاوت باشید. سعی کنید مخاطبتان را شگفت زده کنید. کمی رنگ یا توضیحات به مطلب خود اضافه کنید. آیا بعد از اتمام شما داستان خودتان را می خوانید؟ اگر جواب منفی باشد، هیچ کس دیگری هم این کار را نخواهد کرد.